Pourquoi émettre des factures ?
La facturation est une opération indispensable et utile à plus d’un titre pour votre entreprise :
- elle atteste de la relation économique qui vous lie à votre client. Vous lui avez vendu des biens ou livré une prestation, la facture en fait foi ;
- elle précise les conditions de la vente de ces biens ou services, à commencer par leur prix ;
- elle vous permet d’enregistrer l’opération dans votre comptabilité ;
- elle fait office de justificatif fiscal et indique que vous avez collecté la TVA ou bien que vous en êtes exonéré.
Quand faire une facture ?
La remise d’une facture au client n’est pas systématique. Néanmoins, dans un certain nombre de cas, il peut être nécessaire d’éditer ce document et de lui en remettre un exemplaire.
C’est toujours le cas si vous travaillez avec des clients professionnels. En « B to B » en effet, l’édition d’une facture est obligatoire dès le premier centime dû, quelle que soit la nature ou la valeur de la marchandise vendue ou de la prestation effectuée.
Avec la clientèle particulière, les règles sont plus souples. La facture n’est pas obligatoire, sauf dans les cas suivants :
- votre client vous demande ce document ;
- la vente a été conclue à distance (que ce soit pour un achat de biens ou d’une prestation) ;
- la vente porte sur une prestation de service dont le montant est supérieur à 25 €, TVA incluse.
Dans tous les autres cas, la remise d’une facture est facultative. Le ticket de caisse suffit à faire office de preuve d’achat et à permettre le remboursement ou l’échange d’un produit défectueux.
Concernant le support utilisé, vous pouvez éditer vos factures sous format papier ou bien électronique, si votre client est d’accord.
Pour mémoire, une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée, par l’intermédiaire d’une plateforme de dématérialisation certifiée tiers de confiance. À noter que la facturation électronique (ou e-facturation) deviendra la norme pour les toutes entreprises en 2026.
Que doit contenir la facture ?
La facturation obéit à des règles précises.
Pour être valable, votre facture doit être libellée en français et comporter un certain nombre de mentions obligatoires :
- la date d’émission de la facture ;
- le numéro de facture (il doit être établi selon une séquence chronologique continue, par exemple facture 01, 02, 03…) ;
- la date de la vente des marchandises ou de la prestation de service ;
- votre identité ainsi que celle de votre client ;
- votre numéro de TVA si vous en possédez un (cette mention est facultative pour les factures inférieures à 150 euros hors taxe) ;
- la désignation des marchandises ou de la prestation de service ;
- le décompte détaillé de chaque produit et prestation fournis ;
- le prix catalogue (hors taxe) ;
- les majorations éventuelles de prix (frais de port, déplacement…) ;
- les réductions éventuelles de prix (rabais, remise dégressive…) ;
- le taux et le montant de la TVA applicable ;
- la somme totale à payer hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC).
Outre ces mentions obligatoires, d’autres indications sont susceptibles de devoir figurer sur vos factures. Il peut s’agir :
- du numéro du bon de commande si un tel document a été préalablement établi ;
- d’une mention faisant état de la garantie légale de conformité des produits. Cette garantie légale de 2 ans porte sur l’informatique, la téléphonie, l'électroménager, l’ameublement, etc. ;
- de mentions spécifiques se rapportant à votre activité (exonération de TVA si vous êtes micro-entrepreneur, numéro de garantie décennale si vous êtes dans le BTP, mention de votre adhésion à un centre ou une association de gestion agréée…).
La liste des mentions obligatoires est disponible sur le site Service-public.fr.
Que faire si la facture comporte une erreur ?
Établir une facture paraît simple. Pourtant, les factures non conformes sont beaucoup plus fréquentes qu’on ne le pense. Selon le Médiateur des entreprises, le taux de factures refusées pour non-conformité, erreur ou contestation, s’établirait autour de 15% !
Si une facture est erronée ou incomplète, il faut savoir qu’il n’est pas possible de la supprimer purement et simplement. Il faut l’annuler ou la rectifier, en éditant une facture rectificative, mentionnant l’annulation ou le remplacement de la facture non conforme.
D’où l’importance d’être rigoureux lors de l’émission de ces documents, en vérifiant que les mentions obligatoires sont bien présentes et que les conditions qui y figurent sont conformes à ce qui a été convenu avec le client.
Que risque-t-on en cas de problème de facturation ?
Omettre de remettre une facture à son client ou d’émettre des factures erronées peut coûter cher.
En cas de facturation défaillante ou non conforme, le contrevenant s’expose à une amende administrative dont le montant peut aller jusqu’à 75 000€ d’amende pour une personne physique (entrepreneur individuel) et 375 000€ pour une personne morale (société).
À noter que ces sanctions concernent l'achat de produits ou de prestations de service destinés à une activité professionnelle, donc uniquement les transactions entre professionnels.
Combien de temps faut-il conserver les factures ?
Pour terminer, gardez à l’esprit qu’il est impératif de conserver précieusement vos factures. Ces documents constituent des pièces comptables à part entière qui doivent être archivées pendant 10 ans. Ce délai vaut aussi bien pour les factures papier que pour les factures dématérialisées, dont le contenu doit être identique à celui d’une facture sur support papier et comporter les mêmes mentions légales.
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